Gestire una catena di centri estetici non è un compito facile. Ecco perché negli ultimi anni sono nati diversi programmi per rendere la vita un po' più semplice. Ciò consente di aumentare le prestazioni, ottimizzare le risorse e, in generale, facilitare tutte le attività organizzative.

Workflow facilita il management del tuo franchising estetico

Cos'è un workflow?

La parola workflow significa flusso di lavoro. L'idea di questo tipo di sistemi è quella di catturare sullo schermo tutte le attività quotidiane, settimanali, mensili e persino annuali della tua attività. Una volta create le azioni per eseguire il lavoro, il sistema consente di assegnarle alle persone incaricate e condurre un flusso di lavoro continuo.

I workflow hanno la possibilità di contrassegnare la fase in cui ti trovi. In altre parole, i lavoratori saranno in grado di classificare questi compiti a seconda che siano in sospeso, in corso, completati, eccetera.

Alla domanda "che cos'è il workflow?" , possiamo rispondere che è uno strumento che permette di digitalizzare le attività di un business e che le differenze tra i partecipanti coinvolti per creare un flusso di lavoro perfetto. Essendo tutto trasparente, l'informazione fluisce facilmente tra tutti i lavoratori e questo rende gli obiettivi individuali e comuni raggiunti in modo più efficace.

I workflow o i flussi di lavoro riducono il tempo, il denaro e lo sforzo nell'esecuzione delle attività. Quindi potrebbero diventare la tua mano destra (e anche la sinistra) e aumentare l'efficacia della tua attività. 

Perché Workflow nella tua catena estetica?

Utilizzare workflow come sistema di lavoro in questo settore è molto utile. Avendo tutto pianificato e scritto in precedenza, la comunicazione interna migliora notevolmente. In questo modo, ogni persona ha definito i suoi obiettivi e, allo stesso tempo, può vedere quelli degli altri. Ciò impedisce il collasso degli orari, delle cabine o dei compiti stessi. Pertanto, potremmo dire che workflow è un sistema collaborativo perché grazie al percorso che lascia segnato, si realizzano più facilmente gli obiettivi personali e quelli dell'azienda in generale.

Un altro aspetto importante di ciò che significa avere workflow nella tua catena di centri estetici è il miglioramento della comunicazione con i tuoi clienti. I workflow possono essere progettati per creare processi di comunicazione automatica ed essere così "più vicini" ai tuoi clienti senza che ciò richieda uno sforzo extra.

Pertanto, i workflow non servono solo a ottimizzare le operazioni quotidiane e migliorare il flusso di lavoro, ma sono anche uno strumento utile per il team di vendita e di marketing. In altre parole, migliorano il rapporto con i clienti e ciò comporta un aumento dei profitti.

Come funziona un workflow?

L'obiettivo principale di Workflow è quello di unificare tutte le attività e fare in modo che ciascuna sia eseguita nell'ordine corretto e dalla persona selezionata. Ottenere questo è molto semplice in quanto i Workflow sono programmi intuitivi e facili da usare. Ecco un elenco dei passaggi più comuni di un workflow o flusso di lavoro:

1. Creare un'attività: è un processo semplice in cui devi assegnare un nome all'attività che vuoi registrare. Puoi modificarla e spostarla quando vuoi.
   
2. Fare la descrizione dell'attività: questo passaggio è facoltativo. Se l'attività che hai richiesto necessita di ulteriori informazioni con consigli o istruzioni per il suo corretto svolgimento, puoi lasciare tutto scritto all'interno del compito stesso.
   
3. Assegnare il compito al dipendente incaricato.
   
4. Segnare l'ordine di priorità: alta, media o bassa e persino la data di consegna o deadline. Il lavoratore riceverà una notifica con tutte queste informazioni ed è allora che sarà in grado di indicare lo "status" di quel compito e contrassegnarlo come "in sospeso", "in corso" "fatto", ecc. Come vediamo, sono passi facili da seguire che creano un effetto molto positivo tra i lavoratori dell'azienda, poiché migliorano la comunicazione, la comprensione e l'efficacia sul lavoro.

Passaggi per creare il tuo Workflow da zero

Per il corretto funzionamento del sistema Workflow, la cosa più importante è:

• Definire gli obiettivi. Prima di toccare il software, è consigliabile pensare attentamente a ciò che si desidera ottenere nella propria attività. Per creare un buon piano di Workflow è fondamentale chiarire i punti che devono essere trattati.
  
  
• Una volta definiti gli obiettivi, è possibile creare una bozza con i processi che è necessario sviluppare. Progettare tutti i possibili percorsi delle diverse funzioni della tua attività sarà un must per ottenere un buon funzionamento.
  
  
• Una volta che hai pianificato i percorsi, è il momento di entrare nel sistema e iniziare a scrivere, attività per attività. Si consiglia di effettuare test prima per evitare grandi errori. Ad esempio, inserendo un solo lavoratore all'inizio, sarai in grado di vedere come funziona e, se noti un bug, risolverlo senza causare troppi problemi.
  
  
• Dopo di che, se tutto va bene, si può già iniziare a utilizzare il sistema. Analizzare se ha funzionato correttamente sarà anche importante per sapere se il nostro design è stato corretto o meno. Se vediamo che non lo è, apportiamo modifiche al design fino a quando non siamo soddisfatti.

In questo modo, riusciremo a creare un flusso di lavoro che ci soddisfi e che ci aiuti a pianificare e organizzare la nostra attività quotidiana.

I workflow sono perfetti per creare flussi di lavoro continui, ma anche nel marketing come strumento di automazione. Se vuoi saperne di più sui workflow nel marketing, dai un'occhiata al nostro e-book e trova tutte le informazioni di cui hai bisogno sull'argomento. Diventare la cintura nera del marketing è a portata di clic.

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