Gestire l'agenda del tuo negozio è una sfida difficile e quotidiana. Gestirla impeccabilmente senza un software digitale come alleato, lo è ancora di più. Per quanto tu stia cercando di cercare di organizzare tutti gli appuntamenti al meglio, ci sono giorni in cui si potrebbero accavallare, senza che tu te ne accorga. 

Qui dovrai offrire una soluzione rapidamente, rispondendo alle necessità di un cliente probabilmente infastidito dalla situazione. Sii gentile, comprensivo e chiedi scusa offrendo uno sconto o una valutazione gratuita. Continua a leggere e prendi nota!

Cosa fare se ci sono appuntamenti sovrapposti in agenda.

#1 Fai affidamento a un’agenda online intelligente

Senza metodo e senza uno strumento professionale è più facile che tu abbia tutto disordinato e che accadano cose senza senso. Abbandona sia l'agenda di carta, sia un sistema che non è progettato per estetica, che abbia un calendario online e un programma intelligente.

I cambiamenti dell’ultimo minuto non saranno più un problema, così come la gestione degli spazi di lavoro e delle abilità professionali di ogni persona del tuo team. FLOWww ti avvisa delle possibili sovrapposizioni e ti fa vivere serenamente la tua giornata lavorativa.

#2 Controlla ogni canale da cui ti entrano gli appuntamenti

Whatsapp, Facebook, Instagram, di persona, per telefono. Dovrai tenere un controllo su tutti i canali attraverso i quali i clienti ti chiedono appuntamento. 

Se un cliente richiede un appuntamento dal web o dal tuo Instagram o da qualsiasi altro canale, accedendo al portale di prenotazione, gli verranno offerte solo le date e gli orari disponibili, in base al livello di occupazione delle cabine e dei professionisti in grado di assistere la seduta di trattamento che il cliente.

Offri appuntamenti online, utilizzando un'app, un calendario di appuntamenti e anche un portale di prenotazione completo, sincronizzato in tempo reale con la tua agenda. Se la tua agenda funziona in modo intelligente, anche il tuo sistema di appuntamenti online. 

#3 Controlla i diversi centri estetici con un unico sistema

Se hai diversi centri o cliniche con il tuo marchio, sarai molto preoccupato di vivere una situazione come quella che abbiamo descritto. Se non condividi i database, è più facile che due appuntamenti si sovrappongano. Avere un sistema di gestione online, che ti permette di avere la banca dati condivisa tra i diversi centri del tuo marchio, ti aiuterà a identificare i clienti e a verificare che gli appuntamenti richiesti corrispondano a uno stesso cliente e non a più.

Come soluzionare il problema di sovrapposizione di appuntamenti nel momento con il cliente.

• È probabile che il cliente si arrabbi o si lamenti, quindi respira e concentrati per aiutarlo, mantenendo un atteggiamento conciliante e tranquillo, ma agendo sempre in modo risoluto, rapido ed efficace. 
• Cerca un buco libero in agenda durante quella mattina o per il pomeriggio. Nel caso in cui non sia possibile, chiedi gentilmente al cliente le sue disponibilità per un'altra data entro la settimana. Cerca di essere totalmente comprensivo per evitare che perda interesse e disdica l’ appuntamento e non prenoti un’altra data. Ringrazia la tua comprensione e offri uno sconto speciale o un buono regalo per la prossima visita.
• Chiama un professionista fidato o altri lavoratori, che possano dare una mano e che possano venire al più presto.

Se vuoi dimenticarti di sovrapposizioni di appuntamenti e concentrarti sul miglioramento della gestione delle tue prenotazioni, scommetti su un sistema online specializzato nella gestione di business di estetica, bellezza e salute come FLOWww.

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